Różnica pomiędzy zatrudnieniem pracownika, a skorzystaniem z aplikacji komputerowej jest ogromna. W przypadku przyjmowania do firmy nowej osoby należy poświęcić czas (a niekiedy i pieniądze) na zamieszczenie ogłoszeń z ofertą pracy, lub skorzystania z usług biur pośredników, przejrzenie ogromnej ilości życiorysów i listów motywacyjnych, żeby na końcu przeprowadzić kilka lub kilkanaście rozmów kwalifikacyjnych.

Pomimo całej pracy włożonej w znalezienie odpowiedniej osoby, decyzja może okazać się błędna, a cały proces trzeba będzie powtórzyć od początku. Jeśli zaś chodzi o aplikacje internetowe, wirtualna księgowość to pracownik niezawodny. Na „zatrudnienie” go trzeba poświęcić tyle czasu ile zajmuje instalacja i nauka korzystania z programu. Jest niezawodny- nie spóźnia się, nie myli, nie choruje i nie bierze urlopów. Dzięki temu jest dostępny dla właściciela firmy siedem dni w tygodniu oraz dwadzieścia cztery godziny na dobę, o ile przedsiębiorca ma tylko dostęp do sieci Internetowej. Na rynku istnieje wiele firm, które prowadzą strony związane z księgowością, rachunkowością i ewidencją w firmie. Zamieszczone są na nich nie tylko programy, ale również szereg artykułów, a niekiedy nawet linie telefoniczne obsługiwane przez profesjonalnych księgowych. Dla niewielkich przedsiębiorstw istnieje specjalna odmiana programów, która nazywana jest mała księgowość internetowa.

Programy tego typu posiadają wszystkie niezbędne opcje i możliwości, ograniczając jednak funkcje, które byłyby zbędne dla małych przedsiębiorców.